Digitalisierung der Rechtsbranche
Schränke voller Akten, Papierflut, analoge Fristenkalender und mühsame Schriftsatzerstellung – all das war jahrzehntelanger Standard in der juristischen Welt und ist wohl auch noch heute, besonders in der Justiz, weiterhin mehr oder weniger weit verbreitet. Doch in der Privatwirtschaft kann sich kaum eine Anwaltskanzlei mehr erlauben, die Augen vor der Digitalität zu verschließen – zu rar ist der juristische Nachwuchs, zu groß ist die Konkurrenz. Entsprechend großzügig möchte man seine Mitarbeiter auch mit mobilen Geräten ausstatten – und zwar nicht nur im Büro, sondern auch im Homeoffice. Dies bestätigen die Kanzleien, die an der iurratio-Arbeitgeberumfrage teilgenommen haben. Die Bereitstellung eines Laptops und eines Handys ist fast obligatorisch. 93 % der befragten Kanzleien stellen einen Laptop zur Verfügung, 76 % ein Handy. Darüber hinaus werden bei 61 % der Kanzleien, die Mitarbeiter im Homeoffice mit mindestens einem zweiten Bildschirm, bei 47 % mit einem Headset und immerhin bei 18 % zusätzlich mit einem Tablet ausgestattet.
Neben digitalen Gerätschaften investieren die Kanzleien auch zunehmend in externe Computersoftware und Anwendungen. Immer beliebter werden Programme, die ein digitales Aktenführungssystem bereitstellen und den permanenten Zugriff auf Mandantenakten ermöglichen. In der iurratio-Arbeitgeberumfrage haben etwas weniger als die Hälfte der Kanzleien (43 %) angegeben, bereits auf die digitale Akte umgestiegen zu sein.
Weitaus geläufiger sind digitale Dokumentenmanagementsysteme (DMS). Ein DMS ist eine Softwarelösung, die das Speichern, Organisieren, Verwalten und Abrufen von digitalen Dokumenten und Informationen ermöglicht. Es dient dazu, die Dokumentenprozesse innerhalb eines Unternehmens oder einer Kanzlei effizienter zu gestalten, indem es eine zentrale Plattform für die Verwaltung von Dateien bietet. 72 % der befragten Kanzleien nutzen ein solches DMS bei der täglichen Mandatsarbeit.
Legal Tech Ansätze der Kanzleien
Um die alltäglichen Arbeitsprozesse weiter zu optimieren, entwickeln die Kanzleien ganz eigene Strategien, wie sie Legal Technology effizient und ökonomisch wertvoll einsetzen können. Eine Vielzahl der befragten Kanzleien setzt eine Software zur Dokumentenautomatisierung ein. So können nicht nur Schriftsätze und Standard-Mandantenformulare automatisiert erstellt werden, sondern auch ganze Verträge und Mustervorlagen entworfen werden. Insbesondere bei Massenverfahren garantiert die Dokumentenautomatisierung Zeit- und Kosteneffizienz. Bestes Beispiel ist dafür die Claimbot Rocket der renommierten Großkanzlei Gleiss Lutz. Diese datenbankgestützte Lösung erlaubt es, Schriftsätze in Massenverfahren automatisiert zu erstellen und gleichzeitig ein Fristen- und Verfahrens-Monitoring durchzuführen, mit der Folge, dass dieses Tool eine gleichbleibend hohe Qualität und Konsistenz bei der Bearbeitung von Hunderten oder sogar Tausenden von Klagen gewährleisten kann.
Auch Künstliche Intelligenz spielt in der Mandatsarbeit eine immer größere Rolle: Ob Due-Diligence-Prüfungen oder Compliance Monitoring, durch generative KI werden diese Rechtsdienstleistungen weniger fehleranfällig und gewährleisten einen schnelleren Workflow. Eine KI-gesteuerte Software zur Datenanalyse kann in riesigen Datenmengen relevante Informationen filtern und identifizieren. Arbeiten, die früher wochenlang dauerten, können durch den Einsatz von Legal Tech Software innerhalb kürzester Zeit fertiggestellt werden. Speziell bei großen Projekten sind solche Technologien eine immense Bereicherung. Ein Beispiel aus der Praxis liefert hier Hengeler Mueller: Die Großkanzlei hat einen eigenen Chatbot (HM Argus) entwickelt, der generative KI mit Machine-Learning-Methoden kombiniert. HM Argus kommt besonders im Bereich der Internal Investigations und der Compliance-Beratung regelmäßig zum Einsatz, da diese KI es schafft, große Datenmengen zu analysieren und kann sowohl in Chat-Form als auch über chronologisch geordnete Dokumentenlisten auf Anfragen antworten.
Ein weiteres Beispiel ist das FactTracker-Tool von Gleiss Lutz. Dieses ermöglicht die Extraktion und Strukturierung komplexer Daten aus unterschiedlichen Quellen wie Interviews, Dokumente oder eDiscovery-Tools. Auf diese Weise lassen sich selbst anspruchsvolle Sachverhalte effizient erfassen und detailliert analysieren. Dadurch wird es einfacher, umfassende Informationen aus verschiedenen Datenquellen zusammenzuführen und fundierte rechtliche Entscheidungen zu treffen.
Doch auch die Zusammenarbeit innerhalb von Teams und die Organisation von großen Events kann Legal Tech entscheidend verbessern. So hat die internationale Großkanzlei ADVANT Beiten eine eigens entwickelte Inhouse-Plattform (LEAD) eingeführt, die eine nahtlose und optimierte Kooperation untereinander ermöglicht. Gerade in arbeitsteiligen juristischen Prozessen bietet LEAD innovative Technologien und effiziente Funktionen, die den Workflow und das gemeinsame Arbeiten erheblich erleichtern. Die Hauptversammlungsplattform von Hengeler Mueller gestaltet den gesamten Vorbereitungsprozess für Hauptversammlungen. Es werden Fristen und Abhängigkeiten beachtet, die Plattform passt sich automatisch an Terminänderungen an, ermöglicht Aufgabenverteilung und bietet volle Transparenz durch eine Dokumentenhistorie.
Durch Legal Tech können also administrative Aufgaben automatisiert erledigt werden und entlastet dadurch die Anwälte, die dank dieser IT-Dienstleistungen weniger Routinearbeit verrichten müssen und sich mehr auf die eigentliche Rechtsberatung fokussieren können. Die Kanzleien verzeichnen durch Legal Tech signifikante Zeit- und Kostenersparnisse, einen beschleunigten und reibungslosen Workflow und eine generelle Arbeitsunterstützung der Anwälte.
Legal Tech Teams
Um diese Entwicklungen stetig voranzutreiben, haben mittlerweile viele Kanzleien einen eigenen Praxisbereich eingerichtet, der sich ausschließlich mit dem Ausbau von Legal Technology beschäftigt. Bereits mehr als die Hälfte der befragten Kanzleien (51 %) haben derzeit eine solche hauseigene Legal Tech Abteilung. Eine davon ist ADVANT Beiten. Der Grund für die Gründung war eine steigende Nachfrage in diesem Bereich. Der Vorteil eines eigenen Teams ist, dass IT- und Rechtsexperten gemeinsam passgenaue Digitalisierungslösungen erarbeiten können, die direkt ins jeweilige Mandat integriert werden können. Nur so kann auf Mandantenanforderungen, wenn z. B. hunderte/tausende Klagen binnen kurzer Zeit eingehen, entsprechend reagiert werden. Diese Flexibilität kann mit einem eigenen Legal Tech Team besser und schneller als externe Dienstleister bedient werden.
In einer modernen Kanzlei arbeiten Juristen also zunehmend mit IT-Experten zusammen. Denn der Druck, effizientere und kostengünstigere Lösungen anzubieten, nimmt unweigerlich zu. Mandanten erwarten zunehmend innovative und digitale Lösungen. Ein spezialisiertes Legal Tech Team kann Kanzleien dabei unterstützen, diesen Erwartungen gerecht zu werden. Aus diesem Grund hat sich auch Hengeler Mueller entschieden, ein eigenes Legal Tech Team zu gründen. Um die Herausforderungen der digitalen Transformation in der Rechtsberatung zu meistern, arbeitet das Legal Tech Center von HM vollintegriert und gleichberechtigt am Mandat mit, um eigens entwickelte Tools auf die Mandantenbedürfnisse präzise anzuwenden. Diese hybride Zusammenarbeit zwischen Tech-Spezialisten und Rechtsexperten führt zu einer digitalen und innovativen Rechtsberatung.
Die Sozietäten in Deutschland müssen erkennen, dass der Rechtsmarkt zukünftig zunehmend von Technologien geprägt sein wird und dass sich auch die Bedürfnisse der Mandantschaft wandeln. Gleiss Lutz hat sich bereits sehr früh entschlossen, eine Legal Tech Praxisgruppe einzurichten, um sich mit dem Einsatz von Legal Tech Tools einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Das Team ist dafür zuständig, sowohl eingekaufte Produkte an individuelle Anforderungen anzupassen als auch eigene Plattformen und Legal Tech Tools zu entwickeln. Auch die mittelständische Kanzlei FPS sticht mit einem gut aufgestellten Legal Tech Team hervor. Dieses soll die Digitalisierung der Kanzlei insgesamt protegieren und unterstützt die technisch geprägten Arbeitsprozesse. Aktuell beschäftigt es sich speziell mit der Implementierung von KI-Anwendungen, um die Arbeitsabläufe effizient zu automatisieren und zu vereinfachen.
Dies ist in der modernen Kanzleiwelt auch notwendig, denn traditionelle Arbeitsweisen stoßen bei großen und komplexen Projekten oft an ihre Grenzen. Legal Tech ermöglicht es Kanzleien, Aufgaben zu skalieren, ohne dabei die personellen Ressourcen proportional erhöhen zu müssen. Dies erhöht die Flexibilität und ermöglicht es Kanzleien, auch größere Mandate effizient zu bearbeiten. Der technologische Wandel schreitet unaufhaltsam voran, und Kanzleien, die den Anschluss verlieren, riskieren langfristig, ihre Wettbewerbsfähigkeit einzubüßen. Ein internes Legal Tech Team stellt sicher, dass die Kanzlei technologisch immer auf dem neuesten Stand bleibt und künftigen Herausforderungen gewachsen ist.
Legal Tech Ausbildung der Anwälte
Damit die Arbeit der Legal Tech Teams auch fruchtet und Einzug in die tägliche Mandatsarbeit findet, werden die Anwälte in den Kanzleien regelmäßig und intensiv in diesem Themenbereich geschult und praktisch ausgebildet. Die Legal Tech Gruppe von FPS existiert bereits seit sechs Jahren und hat sich seitdem zur Aufgabe gemacht, die Arbeitsprozesse stets weiter zu digitalisieren und sie mit Tech-Tools zu simplifizieren und effizienter zu gestalten. Bereits als Onboarding-Bestandteil erhalten New Joiner eine KI-Schulung und im Rahmen der „How to FPS Workshopreihe“ beziehen alle Associates weitere Legal Tech Trainings und ihnen werden alternative Geschäftsmodelle nähergebracht.
Schulungen in Legal Tech ermöglichen es Mitarbeitern, digitale Tools effektiv zu nutzen und somit ihre täglichen Aufgaben effizienter zu gestalten. Von der Automatisierung von Dokumenten über die Durchführung von Rechtsrecherchen mithilfe von KI bis hin zur Nutzung von Vertragsmanagement-Software – gut geschulte Mitarbeiter können Technologien optimal einsetzen, um Arbeitsprozesse zu beschleunigen und die Qualität ihrer Arbeit zu verbessern. Daher sind auch in der Kanzlei Gleiss Lutz Legal Tech Trainings Teil eines umfassenden Ausbildungsund Weiterbildungscurriculums, das für alle Karrierestufen angeboten wird. Zusätzlich zu Workshops über den Einsatz von Legal Tech Tools und Legal Apps werden auch Schulungen zur generativen künstlichen Intelligenz angeboten, einschließlich praxisnaher Anleitungen für effektives Prompting. Um weiter Innovation und Kreativität zu fördern, durchläuft auch der juristische Nachwuchs bei Gleiss Lutz eine Workshopreihe, in der sie praktisch im Bereich No Code ausgebildet und im anschließenden Innovation-Contest für die beste eigens erstellte Legal-Apps ausgezeichnet werden.
Technologie kann menschliche Fehler erheblich reduzieren – aber nur, wenn die entsprechenden Tools richtig angewendet werden. Fehlende Kenntnisse in der Bedienung von Legal Tech Software können hingegen neue Fehlerquellen schaffen. Durch gezielte Schulungen wird sichergestellt, dass Mitarbeiter die Systeme korrekt einsetzen, was die Genauigkeit erhöht und rechtliche sowie organisatorische Risiken minimiert. Daher richten sich Legal Tech-Formate bei ADVANT Beiten an alle Mitarbeiter und vermitteln diese in regelmäßigen Workshops und Schulungen. Ergänzend erhalten die Mitarbeiter in Kooperation mit der Bucerius Law School Schulungen von externen Tech-Experten.
Die Kanzleien setzen also nicht nur auf eigene technologische Kreationen, sondern bemühen genauso externe Dienstleister. Ein naheliegendes Vorgehen, schließlich ist nicht nur Legal Tech auf dem Vormarsch, sondern die ganze Technologiebranche boomt. Daher gibt es bei Hengeler Mueller ein monatliches Town-Hall-Meeting für alle Legal Tech Enthusiasten, in dem aktuelle Entwicklungen gezeigt werden und in denen Start-ups kurze Pitches vorstellen. Es komme häufiger vor, dass derartige Pitches erfolgreich sind und zu einer Weiterverfolgung und Umsetzung der Lösungen führt. Um die eigenen Mitarbeiter zu schulen, besucht das Legal Tech Center regelmäßig alle HM-Büros, um Prompting-Crashkurse oder KI-Schulungen im Bereich M&A zu halten. Nicht zuletzt bietet HM regelmäßige Vorlesungen an, in denen das Potenzial und die Vielfalt von Legal Tech und künstlicher Intelligenz in der Rechtsberatung beleuchtet werden, um künftige Generationen optimal auf den Berufsalltag vorzubereiten. Bei Hengeler Mueller werden also auch Referendare und wissenschaftliche Mitarbeiter besonders dazu ermutigt, an den Legal Tech Workshops teilzunehmen, um sich bereits frühzeitig derartige Tech-Skills anzueignen.
Denn auch die besten technologischen Werkzeuge sind nur so effektiv wie die Menschen, die sie bedienen. Aus diesem Grund ist es essentiell, dass Kanzleimitarbeiter umfassend in Legal Tech geschult werden, denn der Einsatz von Legal Tech wird zunehmend zur Grundlage für Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit in Kanzleien. Durch regelmäßige Trainings werden nicht nur Arbeitsprozesse optimiert, sondern sie tragen auch zur Minimierung von Fehlern bei. Gut geschulte Mitarbeiter können aktiv zur digitalen Transformation beitragen, was langfristig zu mehr Effizienz, Zufriedenheit und Erfolg führt.
Legal Tech – schon juristischer Standard?
Nichtsdestotrotz darf nicht verkannt werden, dass der Einsatz von Legal Tech Tools noch nicht flächendeckend und omnipräsent ist. Die hier erwähnten Kanzleien sind absolute Vorreiter in diesem Bereich und bieten mit das Beste an, was es auf dem Markt gibt. Gerade kleinere Kanzleien stehen oft noch am Anfang der Umstellung, da der Zugang zu hochkomplexen Technologien wie KI häufig auch mit hohen Kosten verbunden ist, was einige Kanzleien zurückhaltender macht. Die Implementierung von Legal Tech ist eine tiefgreifende Umstellung von Arbeitsprozessen, was regelmäßig mit hohen Anfangsinvestitionen und Schulungsbedarf verbunden ist. Zudem ist ein traditioneller Grundcharakter in der Rechtsbranche nicht zu leugnen, was viele Juristen skeptisch gegenüber neuen Technologien macht, da sie womöglich befürchten, dass diese die persönliche Rechtsberatung entwerten oder ihre Arbeitsweise radikal verändern könnten.
Der Trend zeigt jedoch klar in Richtung einer immer weitergehenden Verbreitung von Legal Tech. Kanzleien, die jetzt nicht auf Legal Tech setzen, riskieren, in den kommenden Jahren ihre Wettbewerbsfähigkeit zu verlieren. Vor allem junge Mandanten und Unternehmen erwarten von modernen Kanzleien digitale Lösungen und innovative Serviceansätze. Die zunehmende Komplexität von Rechtsfragen, verbunden mit dem wachsenden Druck, schnellere und kosteneffizientere Lösungen zu bieten, wird den Einsatz von Legal Tech weiter vorantreiben.
So ist die Teilnahme an bestimmten Schulungen bei Gleiss Lutz für alle Anwälte verpflichtend, damit jeder rechtssicher mit den Legal-TechTools umgehen und in der Praxis anwenden kann. Nicht anders läuft es bei FPS. Gerade für Neueinsteiger sind Schulungen im Legal Tech Bereich unverzichtbar. Denn Themen wie z. B. das smart Drafting von Dokumenten oder automatisierte Abrechnungsprozesse (Billing) sind bereits heute Standard in der täglichen Mandatsarbeit und werden daher regelmäßig trainiert, da sie auch langfristig fest etabliert bleiben sollen.
Es scheint also, als sei der Umgang mit Legal Tech keineswegs mehr ein Skill, der in den Kanzleien gern gesehen und rar gesät ist, sondern er wird mehr und mehr obligatorisch für alle Mitarbeiter. Das Legal Tech Center von Hengeler Mueller hat sich etwa das Ziel gesetzt, möglichst alle Kollegen für Legal Tech zu begeistern und bietet daher individuelle, maßgeschneiderte Schulungen an. Durch die Vielzahl an Legal-Tech-Formaten und die regelmäßige Teilnahme an Praxisgruppentreffen ist das allgemeine Niveau der Versiertheit unter den Nutzern bereits jetzt sehr hoch und es sei kaum noch vorstellbar, dass es Kollegen gibt, die keinen Kontakt mit Legal Tech haben.
Ein erklärtes Ziel vieler befragten Kanzleien ist es daher auch wissenschaftliche Mitarbeiter und Referendare, immer mehr an der Teilnahme an Legal Tech Schulungen zu ermutigen, um sich bereits frühzeitig optimal auf die zweifellos zunehmend technologiebasierte juristische Zukunft vorzubereiten.
Fazit
Die Digitalisierung der Rechtsbranche führt dazu, dass die renommiertesten Kanzleien Deutschlands vermehrt auf Legal Tech Tools, Software und Tech-Plattformen setzen – Tendenz stark steigend. Regelmäßig werden diese Softwares von externen Anbietern eingekauft, jedoch kreieren die Kanzleien teilweise ganz eigenhändig hauseigene Automatisierungslösungen, die mandatsgerecht auf die jeweils speziellen Bedürfnisse zugeschnitten werden. Durch die Automatisierung und Standardisierung von Prozessen wird sichergestellt, dass Arbeitsabläufe vereinheitlicht werden, das Risiko von Fehlern minimiert und die Effizienz trotz des hohen Arbeitsaufkommens erhöht wird. Eigene Legal Tech Teams der Kanzleien kümmern sich um den Einsatz dieser Tools direkt am Mandat und entwickeln gleichzeitig weitere innovative Tech-Lösungen. Dabei ist die gesamte Entwicklung schnelllebig und das Potenzial, das Legal Tech zukünftig noch haben kann, erscheint grenzenlos. Daher wird Legal Tech bei der Rechtsausbildung von zukünftigen Anwälten ein unverzichtbarer Bestandteil sein, weswegen die Mitarbeiter bereits jetzt verpflichtende Schulungen und Lehrgänge absolvieren müssen. Der Rechtsmarkt von morgen wird also zweifellos ein sehr technisch geprägter sein. Nur so können steigende Mandantenerwartungen erfüllt und komplexe Rechtsproblematiken gelöst werden.
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