Besondere Zeiten erfordern Anpassungsfähigkeit
Die Pandemie versetzt die Welt in einen Ausnahmezustand. Getreu dem Motto “Außergewöhnliche Situationen erfordern außergewöhnliche Maßnahmen” werden Unternehmen und Arbeitgeber in dieser Zeit vor große Herausforderungen gestellt. Nahezu 10 Wochen stand die Welt still, noch heute bewegt sie sich nicht im Normaltempo. Dieser reduzierten Geschwindigkeit und dem damit einhergehenden Wandel musste sich auch und vor allem die Arbeitswelt anpassen.
War die Möglichkeit im Home Office zu arbeiten vor der Pandemie noch eine selten gesehene Großzügigkeit des Arbeitgebers, so gehört es seit dem Ausbruch im März zum fest integrierten Arbeitsmodell in nahezu allen Unternehmen. Für den juristischen Nachwuchs hieß diese Phase umpolen in zweierlei Hinsicht. Sowohl das Lernen für das Examen einschließlich der Organisation der wöchentlichen Arbeitsgemeinschaften als auch die Stationsarbeit mussten sich nach den neuen Bedingungen richten. Bibliotheken und Lerngemeinschaften in der klassischen Form fielen weg, die Arbeitsgemeinschaften mussten teilweise für einen Monat pausieren, ja sogar das Examen wurde in einigen Bundesländern um einen Monat verschoben.
Umdenken, kreativ sein und schnell reagieren war 2020 auch für die Referendarausbildung die Devise. Die Arbeitsgemeinschaften sind von Präsenz- auf Online-Veranstaltungen übergegangen, Lerngemeinschaften fanden ebenfalls über verschiedene Online-Plattformen statt und auch für die Stationsarbeit war Kreativität gefragt. Insbesondere für die Anwalts- und Wahlstation mussten die Kanzleien und Unternehmen, welche Referendare ausbilden, schnell coronagerechte Lösungen finden, um eine effiziente Ausbildung weiterhin zu gewährleisten. Viele Arbeitgeber haben ihren Nachwuchs auch in schweren Zeiten tatkräftig unterstützt und gute Ansätze für eine qualitative Ausbildung in der Pandemie erarbeitet.
Examensvorbereitung in der Pandemie
In der Hochphase der Krise wurde fast ausschließlich auf Home Office umgeschwenkt. Die Akten wurden digitalisiert, Arbeitsaufträge per Mail oder internem Programm verschickt und auch Social Events, wie die wöchentlichen Get-Together oder monatliche Referendarlunches fanden per Videokonferenz mit dem Weinglas vor dem Monitor statt. Auch in Sachen Examensvorbereitung musste es vorangehen, denn nicht alle Bundesländer haben das Verschieben der Examenstermine in Betracht gezogen und selbst wenn, handelte es sich nur um einen Monat. Auch wenn die Welt still zu stehen schien, die Referendarausbildung musste weitergehen.
Zügig wurden Online-Kurse eingerichtet und Plattformen bereitgestellt, auf denen Seminare stattfinden konnten. Viele Arbeitgeber gewährten den Referendaren somit nahezu die gleichen Voraussetzungen für die Examensvorbereitung, wie vor der Pandemie. Insbesondere die Repetitorien und Klausurenkurse der externen Anbieter passten sich den Pandemiebedingungen an und führten Webinare statt Präsenzveranstaltungen ein. Bis dato haben sich die Umstände nicht völlig normalisiert und beeinflussen auch die Ausbildung der Nachwuchsjuristen. Zu den Corona bedingt geänderten Konditionen in der Referendarausbildung sowie den damit einhergehenden Herausforderungen haben wir einige Kanzleien befragt, um Referendare über die jüngsten Entwicklungen zu informieren.
(Stand: Sommer 2020)
Welche Herausforderungen stellen sich im Zuge der Corona-Krise für die Referendarausbildung und wie gehen Sie mit diesen um?
Hogan Lovells:
Eine der größten Herausforderungen für die Referendarausbildung in der Corona-Zeit ist sicherlich das Arbeiten aus dem Home Office und der damit verbundene erschwerte persönliche Kontakt zu Teammitgliedern, Mentoren etc. sowie die Fortführung der regelmäßigen Angebote an Fortbildungsveranstaltungen, die bei Hogan Lovells bisher größtenteils in Form von Präsenzterminen angeboten wurden.
Auch im Home Office legen wir größten Wert auf persönlichen Kontakt zu Teammitgliedern, Mentoren und anderen Referendar*innen. Teammeetings finden online statt, ebenso wie der darüber hinausgehende Austausch mit Mentoren und Teammitgliedern. So sind unsere Referendar*innen nach wie vor gut in den Arbeitsalltag unserer Associates, Counsel und Partner eingebunden.
Selbstverständlich kommt auch die Aus- und Weiterbildung unserer Referendar*innen nicht zu kurz. Neben unseren standardmäßigen Fortbildungen, beispielsweise IT-Schulungen und Englischkursen, steht unseren Referendar*innen auch während der Corona-Zeit unser eigens entwickeltes Traineeprogramm HL Next, bestehend aus Networking-Events, Skills-Trainings, Praxiseinblicken und Klausurenkursen, zur Verfügung. Alle unsere angebotenen Veranstaltungen finden zur Zeit online statt.
WINHELLER:
WINHELLER treibt seit jeher eine stark digitale Ausrichtung der Kanzlei um. Themen wie bspw. LegalTech gehören zum Arbeitsalltag, insbesondere der jungen Kollegen und Kolleginnen, die teilweise, neben Ihrem Jura-Studium, über IT-Programmierkenntnisse verfügen. Dies ermöglicht ihnen, sich mit eigenen Themen in die Kanzlei einbringen zu können, wodurch bereits zu einem frühen Zeitpunkt Unternehmergeist und Exzellenz gefördert wird.
Die Tatsache, dass wir bereits lange Zeit vor Corona unseren MitarbeiterInnen die Möglichkeit des mobilen Arbeitens angeboten haben, trug wesentlich dazu bei, den Übergang an den heimischen Arbeitsplatz in der Corona-Hochphase für alle reibungslos zu gestalten. Das Nutzen verschiedenster Kollaborations- und Kommunikationstools gehört bei uns selbstverständlich zum Arbeitsalltag, dem die Referendare bei WINHELLER ab Tag 1 begegnen. Das macht den Austausch und die Zusammenarbeit zwischen Anwälten und Referendaren problemlos.
Noerr:
Die Anwaltsstation oder Wahlstation dient ganz wesentlich dem Praxiseinblick, der remote natürlich weniger nach Praxis und ein bisschen mehr nach üblichem Lernen & Arbeiten schmeckt. Wir sind also aufgefordert, neben dem Vermitteln von Wissen trotzdem ein „Learning on the job“, ein „Lernen durch Zuschauen“, ein „Ausprobieren mit Monitoring“ etc. zu gewährleisten. Viele Ausbildungsaspekte sind – zum Glück – Leistungen / Fertigkeiten, die schriftlich erbracht und / oder so auch erklärt werden können, sodass wir auch remote unserem Ausbildungsanspruch gerecht werden können. Das wäre bei einer Ausbildung zum Chirurgen natürlich anders! Aber der Gang zum Gericht oder der Besuch bestimmter Behörden war in der Lockdown-Phase uns wie unseren Anwälten eben vollständig verwehrt, ist auch aktuell eher eingeschränkt. Das ist ein großer Verlust.
Besonders schwierig können zudem Bestandteile unseres Noerr Campus Jump Programms kompensiert werden, die vom Präsenzerlebnis getragen werden: dazu dienen sonst z.B. die regelmäßigen Stammtische, gemeinsame Kaffeepausen & Mittagessen oder auch spezielle Sommer- und Winterevents! Wir haben versucht, virtuelle Get-together z.B. durch virtuelle Wein und Gin-Tastings oder Teamevents wie virtuelle Escape Rooms etc., als attraktive Alternative anzubieten. Erstaunlicherweise haben aber vor allem sportliche Wettkämpfe, wie unsere Noerr Run Challenges, einen sehr willkommenen Ausgleich zum sonst beruflichen Miteinander geschaffen und sind auch bei unseren Talenten sehr gut angekommen.
Heuking Kühn Lüer Wojtek:
Die unterschiedliche Handhabung in den Bundesländern stellte vor allem zu Beginn der Krise eine Herausforderung dar. Der Beginn der Ausbildung wurde in einigen Bundesländern verschoben, so dass sich auch die Zeiträume der Anwalts- und Wahlstation (die bei uns absolviert werden) verschoben haben. Sowohl die ReferendareInnen als auch wir als Sozietät haben hierauf sehr flexibel reagiert. Es wurde keinem/keiner ReferendarIn abgesagt.
Auch unsere ReferendareInnen und wissenschaftlichen MitarbeiterInnen erhielten aufgrund der Pandemie die Möglichkeit aus dem Home Office heraus tätig zu werden. Hierzu wurden Sie, wenn nötig, mit dem entsprechenden Equipment unserer IT ausgestattet.
Die ReferendareInnen konnten jedoch auch vor Ort in der Sozietät tätig werden, natürlich unter der Anwendung strenger Hygienekonzepte. So haben wir bspw. die Belegung der Referendarbüros entsprechend der Vorgaben angepasst und die ReferendareInnen konnten auch auf die Büros unserer Berufsträger ausweichen und diese nutzen.
Wie gestaltete sich die tägliche Arbeit der Referendare in der Hochphase der Krise (März-Mai)? Was erwartet Referendare möglicherweise im bevorstehenden Herbst?
Heuking Kühn Lüer Wojtek:
Die Ausbildung der ReferendareInnen konnte wie gewohnt fortgesetzt werden und fand aus dem Home Office oder vor Ort unter Anwendung strenger Hygienekonzepte statt. Direkt zu Beginn der Krise und der Umstellung auf die Tätigkeit im Home Office wollten wir alle unsere Mitarbeiter unterstützen und Tipps und Tricks für die Tätigkeit zu Hause mitgeben. Gerade unsere ReferendareInnen und wissenschaftlichen MitarbeiterInnen waren teilweise bis dato noch nie im Home Office tätig.
Ende März gingen zunächst Tipps und Tricks für das Home Office via E-Mail und im Anschluss daran der „Heuking Home Office Blog“ in unserem neuen Intranet „Heureka“ online. Um die Digitalisierung des Arbeitsplatzes voranzutreiben, hat Heuking Kühn Lüer Wojtek im Frühjahr ein neues Intranet gelauncht.
Der „Heuking Home Office Blog“ sollte Platz bieten um sich auszutauschen, sich gegenseitig zu motivieren und positiv zu stimmen, sich auf dem Laufenden zu halten oder Tipps und Tricks zu den Themen gesunder Arbeitsplatz, Kommunikation, Gesundheit und Ernährung im Home Office zu teilen. Gerade die Kommunikation und die Interaktion mit den Kollegen im Home Office musste umgestellt bzw. zum Teil „neu gelernt“ werden. Unsere ReferendarInnen und wissenschaftlichen MitarbeiterInnen standen per Videokonferenzsystem oder telefonisch in ständigem Austausch mit ihrem jeweiligen Dezernat. Während dieser Zeit zeigte und zeigt sich einmal mehr der unermüdliche Heuking-Spirit und Zusammenhalt auf den wir sehr stolz sind.
Hogan Lovells:
Unsere Nachwuchskräfte werden jederzeit und vom ersten Tag an in die Arbeitsabläufe Ihres Teams eingebunden – egal ob vor Ort, im Büro oder remote aus dem Home Office. Dies ist uns auch in der besonderen Situation im Frühjahr 2020 aus dem Home Office sehr erfolgreich gelungen.
Noerr:
Referendare, wie auch andere Nachwuchsjuristen mussten zu Beginn überhaupt ans Kanzleisystem online angeschlossen werden – das war eine IT-Herausforderung, die ca. 2 Wochen in Anspruch genommen hat! In der allerersten Zeit wurde daher telefoniert oder, sofern alle damit einverstanden waren, auch über den privaten Email Account kommuniziert. Sobald ausreichend Kapazität vorhanden war, hat unsere IT-Abteilung allen Nachwuchsjuristen einen sog. Virtual Desktop eingerichtet, mit dem von dem privaten Laptop zu Hause auf das Noerr-Netzwerk zugegriffen werden konnte. Insbesondere Meetings (via WebEx/Zoom etc.) in kleiner und großer Runde haben sichergestellt, dass der Kontakt nicht abbricht, dass der Austausch bestehen bleibt, dass Feedback gegeben oder auch einfach einmal ein bisschen geplaudert werden kann.
Im Sommer wurden die Regeln etwas gelockert, sodass Homeoffice und Präsenz variiert werden konnten – aber auch nicht mussten. Manche Referendare haben sich in Abstimmung mit uns z.B. gar nicht erst eine Unterkunft am Noerr-Standort besorgt und sind entsprechend kaum / gar nicht im Büro. Für den Herbst/Winter müssen wir uns darauf einstellen, dass alle Präsenz-Elemente wieder entfallen könnten und erneut ausschließlich remote ausgebildet wird.
Wird auch während der Krise an einer Feedbackkultur und der Betreuung durch einen persönlichen Mentor festgehalten? Wenn ja, wie erfolgt dies?
Noerr:
Da „Betreuung“ und „Feedback“ für uns zwei sehr wesentliche Elemente nicht nur der Ausbildung sind, sondern auch der Beziehung zu Referendaren, die wir ja vielleicht gerne als Kollegen weiter bei Noerr einbinden möchten, hat es frühzeitig einen Austausch unter Betreuungsanwälten gegeben, wie „Betreuung“ und „Feedback“ und generell „Mentoring“ jetzt aussehen kann. Letztlich ist das immer auch eine Frage der Teamgröße. Aber prinzipiell gab und gibt es die Marschroute für Mentoren, neben Telefonaten und Emails in täglichen Videomeetings Aufgaben und deren Ergebnis mit den Referendaren zu besprechen. Außerdem werden Referendare bei internen Calls und teilweise bei Calls/Videomeetings mit Mandanten einbezogen. Darüber hinaus finden die aufgabenübergreifenden Feedbackgespräche zum Exit nach wie vor separat statt – inzwischen durchaus wieder bei einem Abschiedsmittagessen; in der harten Lockdown-Phase jedoch online. Kurz: an dem Mentoring-Konzept wird eisern festgehalten, aber man findet nicht für jedes vor Corona übliche Mittel ein ebenso gutes Online-Gegenstück!
WINHELLER:
Die WINHELLER-Feedbackkultur ist eine lebendige und hat sich als krisenfest erwiesen. Die Monats- und Jahresgespräche mit den Mitarbeitern finden statt. Ob nun über einen TEAMS-Videocall oder persönlich in den Räumlichkeiten der Kanzlei. Daran wird auch der bevorstehende Herbst nichts ändern. Die Möglichkeit, mobil zu arbeiten bleibt bestehen. Darüber hinaus stellen wir mit der „Stay Healthy“-Anwendung von Deloitte sicher, dass unsere Kanzlei eine „grüne Arbeitszone“ bleibt. Somit werden der persönliche Austausch und das Mentoring, welches für den Nachwuchs häufig das Wichtigste ist, gewährleistet. (Selbstverständlich weiterhin unter Einhaltung aller gängigen Hygiene- und Abstandsregeln).
Heuking Kühn Lüer Wojtek:
Auch in der Krise ist uns eine Betreuung durch Mentoren oder allgemeine Ansprechpartner vor Ort sehr wichtig und es wird weiterhin daran festgehalten. Eine funktionierende, beidseitige Feedbackkultur verbessert stets die Abläufe und die Beziehungen. Hierfür wurden virtuelle Lösungen gefunden, sofern ein persönlicher Austausch nicht möglich ist.
Unser monatliches Referendarlunch findet auch weiterhin statt. Seit Beginn der Corona-Krise finden die Vorträge virtuell statt. Es war uns wichtig, den Lunch weiter aufrecht zu erhalten, da wir dadurch die Standorte der Sozietät und auch die ReferendareInnen und wissenschaftlichen MitarbeiterInnen der unterschiedlichen Standorte miteinander vernetzen können. Besonders freut uns hierbei, dass sich die ReferendareInnen und wissenschaftlichen MitarbeiterInnen gegenseitig bei den Vorträgen unterstützen. So bot ein Referendar aus Hamburg einer vortragenden wissenschaftlichen Mitarbeiterin aus München direkt seine Hilfe bzw. Unterlagen an, als er von ihrem Thema erfuhr.
Hogan Lovells:
Wir nehmen uns Zeit für unsere Nachwuchskräfte – egal ob diese im Referendariat, im Praktikum oder im Rahmen einer wissenschaftlichen Mitarbeit für uns tätig sind. Auch während der Corona-Zeit wird an einer Feedbackkultur und der Betreuung durch einen persönlichen Mentor festgehalten. Es findet ein regelmäßiger Austausch, entweder persönlich vor Ort oder bei der Arbeit aus dem Home Office auch via Skype, Zoom oder Teams statt.
Konnten Sie in der Krisenzeit Ihre Angebote für die Examensvorbereitung weiterhin aufrechterhalten? Was hat sich geändert?
WINHELLER:
Wir sind sehr dankbar, dass es uns, durch bedachtes Steuern in der Krise, gelungen ist, alle Angebote für unsere Mitarbeiter aufrechterhalten zu können. Darüber hinaus haben wir 3 Referendare in der Krisenzeit übernommen, die nun als junge Rechtsanwälte ihren Weg in der Kanzlei nehmen.
Noerr:
Zur Unterstützung der Examensvorbereitung bieten wir üblicherweise Kaiserseminare, Klausurenkurse und Aktenvortragstrainings bzw. Seminare für die mündliche Prüfung an. Alle Angebote konnten nun online angeboten werden. Unsere internen Workshops und Seminare, die das „Noerr Campus Jump“-Programm abrunden, haben wir recht zügig in Online-Formate umgewandelt. Auf diese Weise können wir nach wie vor Grundlagen verschiedener Rechtsgebiete wie auch Methoden-Know-how in die Ausbildung unserer Referendare einbringen. Darüber hinaus haben wir vier der online durchführbaren Programme unseres Weiterentwicklungsprogramms „Noerr Campus“, das sich eigentlich an unsere fest angestellten Berater richtet, auch den Nachwuchsjuristen zugänglich gemacht. Das sind folgende Module: 1) Bilanzen für Juristen, 2) BWL & VWL Kompaktwissen, 3) Einführung Unternehmensbewertung und 4) Grundlagen des Zeitmanagements. Wir glauben, dass Inspiration ein wichtiger Beitrag ist, den wir der Examensvorbereitung beisteuern möchten – wer inspiriert ist, ist motiviert und wird ein bisschen leichter durch die harte Lernphase getragen. Die Referendarsstation bei Noerr soll Aha-Erlebnisse stiften und Spaß machen, auch und gerade jetzt in dieser getrübten Corona-Phase.
Heuking Kühn Lüer Wojtek:
Da wir wissen, dass sich unsere ReferendareInnen und wissenschaftlichen MitarbeiterInnen oftmals gerade in der heißen Phase der Vorbereitung auf die Staatsexamen befinden und wie wichtig die Repetitorien in dieser Zeit sind, haben wir direkt zu Beginn der Pandemie reagiert und am 10.03.2020 das erste Seminar per Videokonferenz übertragen.
Seit März finden die umfangreichen Möglichkeiten der Aus- und Fortbildung im Rahmen unserer Heuking Academy sowie unsere spezifischen Angebote für die Examensvorbereitung ausnahmslos als Online-Seminare statt. Wir können somit weiterhin eine optimale Vorbereitung auf das Examen gewährleisten. Durch die Umstellung auf Online Seminare haben wir nun sogar die Möglichkeit mehr Teilnehmer zu den einzelnen Seminaren zuzulassen.
Hogan Lovells:
Auch in der Corona-Zeit konnten wir unser Angebot für die Examensvorbereitung aufrechterhalten. Unsere Klausurenkurse mit bekannten Top-Anbietern finden zur Zeit komplett virtuell statt, so dass nach wie vor alle Referendar*innen die Möglichkeit haben, an den Veranstaltungen teilzunehmen und sich optimal auf die anstehenden Prüfungen vorzubereiten. Selbstverständlich stehen unseren Referendar*innen auch weiterhin unsere Datenbanken und Informationssysteme für die Examensvorbereitung zur Verfügung.
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