Wer zahlt die Anfahrt zum Vorstellungsgespräch? Darf man mit dem Flugzeug anreisen? Werden Hotelzimmerkosten rückerstattet? Für diese Fragen gibt es trotz Unsicherheit auf Bewerberseite klare Regelungen.
Anfahrtskosten, Hotelübernachtung und Bewerbungsmappe
Grundsätzlich muss der Arbeitgeber für Kosten aufkommen, die dem Bewerber durch das Vorstellungsgespräch entstehen. Was man ihm dabei in Rechnung stellen darf, hat das Bundesarbeitsgericht bereits 1988 in einer grundlegenden Entscheidung bekanntgegeben (Aktenzeichen: 5 AZR 433/87).
„Hat der potenzielle Arbeitgeber zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, muss er immer die Kosten erstatten, die der Bewerber für erforderlich halten durfte, und zwar unabhängig davon, ob der Bewerber eingestellt wird oder nicht“, erklärt Hermann Gloistein, Fachanwalt für Arbeitsrecht in Halle. Demnach zählen konkret die Kosten einer Bahnfahrt zweiter Klasse dazu, sowie Hotelkosten, sollte dem Bewerber eine Anreise am gleichen Tag nicht zugemutet werden können. Im Rahmen der steuerlichen Sätze können Mehrkosten für Verpflegung geltend gemacht werden und reist der Jobanwärter mit dem eigenen Fahrzeug zum Bewerbungsgespräch, kann er Kosten in Höhe von 30 Cent pro Kilometer verlangen.
Doch was kann der Bewerber unter dem Begriff „erforderlich“ verstehen, wie ihn das Gericht festlegt? Was darf ein Hotelzimmer kosten? Wie ist die Sache zu entscheiden, wenn man das Flugzeug nimmt, weil es auf den gleichen Preis wie die Bahn hinausläuft? Eine konkrete Rechtsprechung wie viel die Unterbringung kosten darf, existiert nicht. Der Aufwendungsersatzanspruch, den der Bewerber in solchen Fällen geltend macht, wird in § 670 BGB begründet; im Auftragsrecht. Die dortigen Wertungsspielräume sind groß. Maßgeblich ist, dass sich die Kosten in der Wertigkeit der Stelle widerspiegeln.
Bei der Frage, ob man mit dem Flugzeug zum Bewerbungsgespräch reisen darf, gibt es Unklarheit. Hat der Arbeitgeber dies ausdrücklich erlaubt, gibt es keine Probleme. Sollte ein Flug jedoch tatsächlich die gleichen Kosten aufweisen wie eine Bahnfahrt, dann spricht nichts gegen das Fliegen, sollten die Interessen des Arbeitgebers eingehalten werden.
Dann sei aber seitens des Bewerbers auf den gleichen oder gar günstigeren Preis hinzuweisen. Bei einer Taxifahrt zum Vorstellungsgespräch muss der Interessent jedoch damit rechnen, dass der Arbeitgeber ihm die Kosten nicht erstatten wird. Grundsätzlich ist mit dem öffentlichen Nahverkehr anzureisen.
Ebenfalls nicht rückerstattet werden die Kosten eines eventuellen Verdienstausfalls. Dieses falle in das allgemeine Risiko des Bewerbers. So muss er auch für Dinge wie Bewerbungsmappe, Foto und Porto selbst aufkommen. Ausnahmsweise bekommt er sein Geld zurück, wenn der Arbeitgeber zur Einreichung von besonders aufwändigen Unterlagen auffordert, wie beispielsweise eine ärztliche Bescheinigung.
Bei Weigerung des Arbeitgebers geht es zum Arbeitsgericht
Zur Vermeidung unnötiger finanzieller Belastungen und späterer Streitigkeiten ist es für den potenziellen Arbeitgeber jedenfalls ratsam, eine eindeutige Regelung über den Umfang der zu erstattenden Kosten in die Einladung zum Vorstellungsgespräch aufzunehmen. Wird die Übernahme etwaiger Kosten von vornherein in der Stellenausschreibung ausgeschlossen, was zulässig ist, hat der Bewerber keine Anspruch. Dementsprechend kann er die Kostenübernahme einfordern, sollte der Arbeitgeber dazu keine Angaben machen.
Weigert sich der neue Arbeitgeber im Nachhinein, die Beträge zu begleichen, bleibt Bewerbern häufig nur der Gang zum Arbeitsgericht. Die Verjährungsfrist beträgt drei Jahre zum Jahresende. Allerdings müssten Bewerber auf eventuelle tarifvertragliche Verfallfristen achten, die manchmal drei, manchmal sechs Monate betragen könnten und auch im vorvertraglichen Bereich gelten.
Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen
Darüber hinaus können Bewerber ihre Ausgaben auch bei der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Zu den möglichen Ausgaben zählen unter anderem die Kosten für Briefpapier, Porto, Telefonate oder die Reise zum Vorstellungsgespräch. Ausgeschlossen ist dies allerdings, sollte der Arbeitgeber bereits dafür aufgekommen sein. Ebenfalls sei geraten, Kostennachweise aufzubewahren, da einfaches Schätzen meist nicht ausreiche. Außerdem wirken sich die Aufwendungen steuerlich nur aus, wenn die Werbungskostenpauschale von 1000 Euro im Jahr überschritten wird.
